PERSONDATAPOLITIK FOR GENTOFTE TENNISKLUB 

Gentofte Tennisklubs dataansvar
Vi behandler personoplysninger vedrørende vores medlemmer og andre personer, herunder trænere og ledere. Vi har derfor vedtaget denne privatlivspolitik, der beskriver, hvordan vi behandler personoplysninger med henblik på at sikre en korrekt og gennemsigtig behandling.

Gennemgående for vores databehandling er, at vi kun behandler personoplysninger til bestemte formål og ud fra berettigede (legitime) interesser. Vi behandler kun personoplysninger, der er relevante og nødvendige til opfyldelse af de angivne formål, og vi sletter personoplysninger, når de ikke længere er nødvendige. 

Kontaktoplysninger på den dataansvarlige
Gentofte Tennisklub er dataansvarlig for de personoplysninger, vi opbevarer og behandler, og vi sikrer, at disse personoplysninger behandles i overensstemmelse med lovgivningen. 

Kontaktoplysninger:

Kontaktperson: [GTK kontor ]

 Adresse: [ Skolevej 36, 2820 Gentofte] 

Telefonnr.: [ ]

Mail:  [ gtk@gtklub.dk]

Website:  www.gentoftetennisklub.dk 

Behandling af personoplysninger
Vi behandler følgende personoplysninger:

  • Medlemsoplysninger: Kontaktoplysninger som navn, adresse, indmeldelsesdato, telefonnummer, fødselsdato, e-mailadresse 
  • Oplysninger om ledere og trænere: Kontaktoplysninger som adresse, telefonnummer og e-mailadresse, lønoplysninger, og kontonumre 

Foreningens formål med behandling af personoplysninger
Vi behandler personoplysninger til bestemte formål, når vi har en lovlig grund. Lovlige grunde til behandling at det er nødvendigt for at opfylde en aftale med medlemmerne i relation medlemskab og medlemmernes udøvelse af deres rettigheder knyttet hertil eller anden aftalemæssig relation, herunder ansættelsesforhold samt foreningens berettigede (legitime) interesser i at behandle personoplysninger (interesseafvejning)

De overordnede formålene med behandling af medlems- og andre personoplysninger: 

  • Foreningens medlemshåndtering, herunder kontingentopkrævning
  • Opfyldelse af aftaler med trænere og ledere
  • Som led i foreningens medlemsaktiviteter og andre aktiviteter, herunder planlægning, gennemførelse og opfølgning
  • Opfyldelse af lovkrav, herunder folkeoplysningsloven

Vi behandler kun personoplysninger ud fra legitime interesser 

I det omfang vi behandler medlemsoplysninger og andre personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen, vil denne behandling udelukkende være motiveret af berettigede (legitime) interesser som: 

  • Udøvelse af aktivitet, herunder udfærdigelse af holdkort, holdopstillinger, interne resultatlister m.v.
  • Håndtering af medlemsrettigheder i henhold til vedtægterne m.v., herunder i forhold til generalforsamling
  • Opfyldelse af medlemspligter, herunder opkrævning og betaling af kontingent m.v.
  • Afholdelse af sociale arrangementer, tennisaktiviteter og andre aktiviteter samt oplysning herom (før og efter) på Gentofte Tennisklubs hjemmeside (gtklub.dk) eller i nyhedsbreve udsendt til medlemmerne per mail
  • Brug af situationsbilleder/fotos samt fil taget i foreningen, der afbilder en konkret aktivitet eller situation i foreningen
  • Videregivelse af personoplysninger til DTF og SLTU i relevant og nødvendigt omfang i forbindelse med forberedelse og gennemførelse af konkrete aktiviteter, herunder turneringer og holdkampe
  • Videregivelse af personoplysninger til anden tennisklub og dennes repræsentanter i forbindelse med holdkamp eller anden spilleaktivitet
  • Videregivelse af personoplysninger i forbindelse med benyttelse af halbooking.dk samt betaling gennem de af Gentofte Tennisklub anvendte betalingssystemer
  • Videregivelse af personoplysninger om ledere og træner til DTF, SLTU og andre danske tennisorganisationer
  • Bevaring af personoplysninger med historisk værdi til statistik og lignende
  • Behandling af personoplysninger med henblik på håndtering af tvist med medlem, træner eller anden person

Vi videregiver ikke personoplysninger til firmaer til markedsføring uden samtykke fra det enkelte medlem.

Opbevaring og sletning af personoplysninger

Medlemmer:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi medlemsoplysninger i op til 1 år efter udmeldelse af foreningen

Ulønnede ledere og trænere:

  • Af praktiske og administrative hensyn opbevarer vi personlige oplysninger i op til 1 år efter udmeldelse af foreningen

Lønnede ledere og trænere:

  • Ansættelsesaftaler gemmes i op til 5 år fra fratrædelsen
  • Bogføringsbilag, herunder f.eks. lønbilag, opbevares i 5 år fra udløbet af det pågældende regnskabsår
  • Andre relevante oplysninger til opfølgning og stillingtagen af eventuelle krav

Vi opbevarer dog oplysninger på såvel medlemmer, ledere og trænere til statistik og lignende, så længe de har historisk værdi.

Den registreredes rettigheder

Medlemmet eller den registrerede har en række særlige rettigheder i henhold til de gældende persondataregler:

  • Retten til indsigt i egne personoplysninger registret (opbevaret) af Gentofte Tennisklub
  • Retten til berigtigelse af fejl i personoplysninger opbevaret Gentofte Tennisklub
  • Retten til sletning af personoplysninger Gentofte Tennisklub, når opbevaring ikke længere er nødvendig og relevant for Gentofte Tennisklub til opnåelse af et af de ovennævnte formål
  • Retten til udlevering af persondata i et almindeligt anvendt format, eksempelvis per mail
  • Retten til indsigelse over oplysninger gemt af Gentofte Tennisklub. 

Udøvelsen af ovenstående rettigheder sker ved at henvende sig til kontaktpersonen anført ovenfor. 

Hvis der ønskes at indgive en klage til den relevante myndighed, skal sker ved henvendelse til Datatilsynet (www.datatilsynet.dk). 

 

Ændring af privatlivspolitikken 

Vi forbeholder os retten til at foretage ændringer i denne privatlivspolitik til enhver tid. Ved ændringer vil datoen øverst i privatlivspolitikken blive ændret. Den til enhver tid gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores Gentofte Tennisklubs hjemmeside (gtklub.dk).